Manajemen Proyek Perbankan

Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. 

Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.

Proyek

Pengertian proyek secara umum adalah merupakan sebuah kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan atas dasar permintaan dari seorang pebisnis atau pemilik pekerjaan yang ingin mencapai suatu tujuan tertentu dan dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan sesuai dengan keinginan dari pada pebisnis atau pemilik proyek dan spesifikasi yang ada. Dalam pelaksanaan proyek pemilik proyek dan pelaksana proyek memiliki hak yang diterima dan kewajiban yang harus dilaksanakan sesuai dengan batasan waktu yang telah disetujui bersama antar pemilik proyek dan pelaksana proyek.

Proyek juga dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dan dengan maksud untuk melakukan suatu tugas yang telah digariskan. Sedangkan proyek konstruksi adalah proyek yang berkaitan dengan upaya pembangunan suatu bangunan infrastrukfur, yang umumnya mencakup pekerjaan pokok yang termasuk dalam bidang tekhnik sipil dan arsitektur, meskipun tidak jarang melibatkan disiplin lain seperti teknik industri mesin, elektro, geo tekhnik, dan sebagainya.

Jenis proyek dapat dikelompokkan dilihat dari komponen utamanya sebagai berikut :

• Proyek Engineering-Konstruksi. Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi, Contoh proyek ini adalah pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan, jalan raya, fasilitas industri.
• Proyek Engineering-Manufaktur. Proyek ini dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru. Jadi, produk tersebut adalah hasil usaha kegiatan proyek. Kegiatan utamanya meliputi: desain engineering, pengembangan produk (product development), manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang dihasilkan.
• Proyek Penelitian dan Pengembangan. Jenis proyek ini bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu. Dalam mengejar proses akhir, proyek ini seringkali menempuh proses yang berubah-ubah, demikian pula dengan lingkup kerjanya.
• Proyek Pelayanan Manajemen. Kegiatan utama jenis proyek ini adalah merancang sistem informasi manajemen, meliputi perangkat lunak ataupun perangkat keras, merancang program efisiensi dan penghematan, serta melakukan divertifikasi, penggabungan dan pengambil alihan.
• Proyek Kapital. Proyek kapital meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan (mesin-mesin), manufaktur (pabrikasi), dan konstruksi pembangunan fasilitas produksi.
• Proyek Radio-Telekomunikasi. Proyek ini dimaksudkan untuk membangun jaringan telekomunikasi yang dapat menjangkau area yang luas dengan biaya yang relatif kecil.
• Proyek Konservasi Bio-Deversity. Proyek ini berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan. Salah satu pendekatan yang terkenal adalah aplikasi system IPAS (lntegrated Prosected Area System) yaitu menentukan daerah yang di lindungi.

Kegiatan proyek biasanya dilakukan untuk berbagai bidang antara lain sebagai berikut:

• Pembangunan fasilitas baru. Artinya merupakan kegiatan yang benar-benar baru dan belum pernah ada sebelumnya, sehingga ada penambahan usaha baru.

• Perbaikan fasilitas yang sudah ada. Merupakan kelanjutan dan usaha yang sudah ada sebelumnya. Artinya sudah ada kegiatan sebelumnya, namun perlu dilakukan tambahan atau perbaikan yang diinginkan.

• Penelitian dan pengembangan. Merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan untuk suatu fenomena yang muncul di masyarakat, lalu dikembangkan sedemikian rupa sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

Dalam prakteknya, timbulnya suatu proyek disebabkan oleh berbagai faktor antara lain:

• Adanya permintaan pasar. Artinya adanya suatu kebutuhan dan keinginan dalam masyarakat yang harus disediakan. Hal mi disebabkan karena jenis produk yang tersedia belum mencukupi atau memang belum ada sama sekali.

• Untuk meningkatkan kualitas produk. Bagi perusahaan tertentu proyek dilakukan dalam rangka meningkatkan kualitas atau mutu suatu produk. Hal mi dilakukan karena tingginya tingkat persaingan yang ada.

• Kegiatan pemerintah. Artinya merupakan kehendak pemerintah dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat atas suatu produk atau jasa, sehingga perlu disediakan berbagai produk melalui proyek— proyek tertentu.

Dalam segala hal selalu dibutuhkan pengaturan,pengelolaan dan pengarahan agar tidak menyimpang dari jalan yang seharusnya. Begitu juga dengan proyek, agar proyek yang dikerjakan bisa bermanfaat maka dibutuhkan pengelolaan yang baik. Jadi manajemen proyek itu merupakan cara mengorganisir atau mengelola segala sesuatu tentang proyek, dari awal pengerjaan hingga selesai.

Pada kesimpulannya bahwa pengertian manajemen proyek dan risiko adalah koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan tenaga kerja atau yang di maksud SDM, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai suatu tujuan atas dasar permintaan dari seorang pebisnisr atau pemilik pekerjaan yang memperkirakan suatu ketidakpastian di masa yang akan datang tentang kerugian.

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.   

Alasan pemilihan manajemen proyek 

• Tingkat kesulitan dalam tugas-tugas yang diperintahkan meningkat. 
• Cepatnya perkembangan teori maupun praktek. 
• Biaya meningkat, lamanya bisa dipakai suatu barang menurun dan hilangnya nilai suatu barang. 
• Resiko-resiko dan biaya-biaya proyek di masa datang dapat turun. 

Karakteristik Sebuah Proyek  

• Mempunyai tujuan yang jelas, menuju atau membuat prubahan,atau pun produk baru.
• Semua kegiatannya di batasi waktu yang telah ditentukan, sifatnya sementara, dan diketahui kapan waktu mulai dan berakhirnya suatu proyek.
• Pengerjaanya di batasi oleh waktu,biaya,atau budget, dan juga kualitas.
• Biasanya tidak berulang-ulang.
• Memerlukan struktur organisasi temporari.   

Macam-macam Proyek

• Proyek Kapital (Modal) Meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan, desain mesin, dan kostruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru. 

• Proyek pengembangan produk baru
  Adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan. Contoh : penemuan alat elektronik karaoke. 

• Proyek penelitian dan pengembangan
  Berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan sasaran yang ditentukan. 

• Proyek sistem informasi
  Adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan alat-alat pemrosesan data (data processing personal dan alat-alat lainnya. 

• Proyek yang berkaitan dengan manajemen
  Perusahaan merancang reorganisasi, perusahaan merancang program efisiensi, dan penghematan merancang diversifikasi.

Proses Manajemen Proyek

Pendekatan mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi urutan langkah yang harus diselesaikan. Dalam "pendekatan tradisional" ini, lima komponen perkembangan proyek dapat dibedakan (empat tahap ditambah kontrol) dan ditambah lagi tahapan penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut "Siklus Kehidupan Proyek" (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :

• Inisiasi
• Perencanaan dan desain
• Pelaksanaan dan konstruksi
• Pemantauan dan sistem pengendalian
• Penyelesaian

Tahap Inisiasi

Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.

Tahap Perencanaan dan Desain

Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.

Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi) 

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.

Tahap Pemantauan dan sistem Pengendalian

Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

Tahap Penutupan

Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan dating.

Organisasi Proyek Tahapan ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Namun tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan sebelum mereka mencapai penyelesaian. Beberapa proyek tidak mengikuti perencanaan terstruktur dan / atau proses pemantauan. Beberapa proyek akan melalui langkah 2, 3 dan 4 beberapa kali.

Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema, Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau Administrasi Konstruksi.

Secara umum dalam pelaksanaan proyek rekayasa perangkat lunak, komponen biaya dibagi atas dua bagian besar yaitu:

Biaya Personil

Biaya personil adalah komponen-komponen biaya yang dikeluarkan untuk membayar honor dan gaji tim kerja yang bekerja dengan kita. Hitung komponen biaya berdasarkan kesepakatan dengan anggota tim, apakah akan berdasarkan orang-jam/man-hour, orang-hari/man-day atau orang-bulan/man-month. Masukkan seluruh anggota tim kerja dari mulai Manajer Proyek sampai Office-boy yang membantu kelancaran pekerjaan tim. Jangan lupa sepakati mengenai pajak penghasilan dari anggota tim kerja kita. Jika mereka tidak mau dipotong, kita harus memasukkan komponen pajak tersebut dalam RAB.

Biaya Non-personil

Biaya non-personil adalah komponen-komponen biaya yang harus dikeluarkan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan proyek. Komponen-komponen biaya tersebut antara lain:

• Biaya TransportasiHitung kebutuhan transportasi baik untuk di dalam kota maupun luar kota. Untuk transportasi dalam kota dapat menggunakan perhitungan estimasi harga per liter premium untuk per lima kilometer jarak.

• Biaya Allowance Penugasan Luar KantorPada saat berangkat untuk penugasan luar kota tentunya ada biaya tambahan untuk kita maupun tim kerja yang ditugaskan. Untuk menghitung biaya allowance ini dapat menggunakan contoh sebagai berikut:
  
  - Uang makan 3 kali sehari Rp 100.000,- (jika penugasan luar kota)
  - Biaya komunikasi sehari Rp 10.000,-

• Biaya RutinBiaya rutin adalah ongkos-ongkos yang harus dikeluarkan rutin selama kegiatan berlangsung seperti telepon, sambungan internet, korespondensi, listrik, air, gas, keamanan, pemeliharaan, dsb.

• Biaya Pemanfaatan Peralatan dan SewaBiaya pemanfaatan peralatan/sewa adalah ongkos-ongkos yang harus dikeluarkan seperti sewa ruangan (kerja/produksi, presentasi dan pelatihan), komputer, printer, kendaraan, dsb.
  
  Masukkan seluruh komponen tersebut sekalipun tidak disampaikan kepada klien karena biasanya mereka menolak untuk membayar beban-beban tersebut. Triknya bisa dengan membebankan nilainya pada komponen biaya nonpersonil lainnya.

• Biaya Belanja Barang Pakai HabisBiaya belanja barang pakai habis adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli barang-barang seperti kertas, alat tulis kantor, tinta printer, disc CD/DVD, dsb.

• Biaya Penyusunan LaporanBiaya penyusunan laporan adalah biaya yang harus dikeluarkan dalam penyusunan laporan kegiatan dan modul user manual dari aplikasi perangkat lunak yang kita bangun. Perkirakan berapa biaya yang habis untuk kerja orang yang mengetik dan mengeditnya, pencetakan, pemaketan dan pengirimannya. 

Setelah seluruh komponen tersebut dihitung, waktunya untuk menetapkan batas laba yang harus kita dapatkan. Karena itu biaya-biaya tersebut harus kita hitung dan masukkan dalam target batas laba yang harus kita dapatkan. Setelah kita jumlahkan antara nilai biaya operasional dan target batas laba, tambahkan dengan prosentase bunga berjalan dari nilai kapital tersebut.

Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan dari berbagai macam segi pandang dalam menjalankan manajemen proyek, antara lain:

Manajemen Proyek Waktu
Adalah proses yang menjelaskan bagaimana untuk memantau dan mengontrol waktu yang dihabiskan dalam sebuah proyek. Hal ini menggambarkan langkah-langkah setiap prosedur Manajemen Waktu demi menjelaskan bagaimana menggunakan Timesheet dan manajemen waktu log untuk merekam waktu yang diahbiskan. Dengan menggunakan Proses Waktu, anda dapat mengontrol jumlah waktu yamg dibutuhkan staf untuk membangun deliverable dalam proyek, meningkatkan peluiang anda untuk memberikan “tepat waktu” dari jadwal.

• Pengertian Manajemen Waktu
  Manajemen proyek waktu adalah semua tentang rekaman waktu yang dihabiskan oleh orang-orang pada sebuah proyek. Untuk merekam waktu yang dihabiskan, tim melaksanakan Proses Manajemen Waktu Proyek. Ini waktu proses perekaman melibatkan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas, menggunakan Timesheet. Proses waktu membantu manajer mengetahui tugas-tugas teleah bekerja, pada, kapan dan berapa lama.

• Menggunakan Manajemen Waktu
  Cara terbaik untuk melihat apakah proyek anda berada di trek adalah untuk mencatat waktu benar-benar menghabiskan waktu yang direncankan harus dihabiskan. Proses ini disebut Proyek Manajemen Waktu, dan itu adalah jauh cara yang paling efektif untuk memantau kemajuan proyek. Proses waktu memungkinkan anda untuk melihat untuk setiap tugas, apakah yang telah diselesaikan pada waktu. Proses waktu juga memungkinkan amda untuk mengontrol waktu yang dihabiskan dengan menerapkan proses persetujuan kartu absen.

Proyek waktu proses Manajemen akan membantu anda untuk :

• Menempatkan proses untuk waktu perekaman dalam proyek
• Gunakan timesheet untuk memantau waktu yang dihabiskan oleh staf
• Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah manajemen waktu
• Jauhkan Rencana Proyek Anda Up TO Date setiap saat 

Manajemen Anggaran

• Anggaran Personil
  Dimana dalam hal anggaran personil ini masing-masing personil telah memiliki NPWP.
  Contoh pembuatan anggaran personil:

No	Jabatan	Gaji
1	Risk Management Officer	Rp. 7.000.000,- s.d. Rp 10.000.000,-
2	ODP	Rp. 10.000.000,- s.d. Rp. 13.000.000,-
3	Cleaning Service	Rp. 1.500.000,-
4	Tambahan jam kerja, Anggaran jaminan kesehatan, dsb	Rp. 1.000.000,- s.d. Rp. 15.000.000,-

• Anggaran Non-Personil

(klik gambar untuk memperbesar)

Jadwal Pelaksanaan

(klik gambar untuk memperbesar)

(klik gambar untuk memperbesar)

SUMBER: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8

Read More